Virtuelle Pressekonferenz: Alle Vorteile auf einen Blick

All in one

Für Sie als Veranstalter der Pressekonferenz ist es von besonderer Wichtigkeit, alle relevanten Aspekte der Pressekonferenz ständig unter Kontrolle zu haben. Durch den Einsatz einer virtuellen Pressekonferenz sind Sie an keine beschränkte Teilnehmerzahl aufgrund örtlicher Gegebenheiten gebunden. Gleichzeitig erfahren Sie in Echtzeit, wie viele Teilnehmer die Pressekonferenz gerade hat und wie lange ihre Verweildauer ist. Analog zur klassischen Pressekonferenz können Ihre Konferenzteilnehmer auch bei der Online-Pressekonferenz sich zu Wort melden und Fragen stellen, nur geschieht dies elektronisch, über das Telefon, gesteuert durch den Moderator der virtuellen Pressekonferenz. Ein praktischer Nebeneffekt dieser Operative ist, dass Sie vorab auswählen können, welche Fragen Sie beantworten möchten, Sie sehen also den kompletten Pool aller eingegangenen Fragen und können auf Wunsch selektiv Fragen ausschließen.

Zeitersparnis

Klassische Pressekonferenzen sind in der Regel sowohl für den Veranstalter als auch für die Besucher mit Anfahrtswegen verbunden. Bei virtuell durchgeführten Pressekonferenzen entfällt die Anfahrt komplett, Journalisten wählen sich einfach standortunabhängig in die Pressekonferenz ein. Sie benötigen hierzu lediglich ein Telefon und gegebenenfalls einen Computer (bei Online-Pressekonferenzen). Somit ermöglichen Online-Pressekonferenzen auch Personen, die zeitlich sehr eingespannt sind und daher an einer herkömmlichen Pressekonferenz nicht hätten teilnehmen können, die Teilnahme an Ihrer Pressekonferenz. Eine sinnvolle Ergänzung zu Ihrer virtuellen Pressekonferenz stellt die On-Demand-Version Ihrer Konferenz dar. Hierbei handelt es sich um eine Aufzeichnung der Konferenz, die Sie im Anschluss an eine virtuell durchgeführte Pressekonferenz z. B. auf Ihrer Website zur Verfügung stellen oder ausgewählten Teilnehmern per E-Mail zusenden. Dadurch stellen Sie sicher, dass auch die Personen, die bei Ihrer virtuellen Pressekonferenz nicht anwesend sein konnten, umfassend über die Inhalte Ihrer Pressekonferenz informiert werden.

Geldersparnis

Neben den Reisekosten fallen bei einer Pressekonferenz noch Kosten für die Räumlichkeiten, Verpflegung, Materialien und Unterbringung der Referenten an. All diese Kosten entfallen, wenn Sie stattdessen eine virtuelle Pressekonferenz abhalten:

  • Die Kosten der Räumlichkeiten zur Ausrichtung der Pressekonferenz entfallen gänzlich, auch Verpflegungskosten fallen nicht mehr an.
  • Die Kosten für die Anfahrt zur Pressekonferenz entfallen ebenfalls, da sowohl die Ausrichter der Konferenz als auch deren Teilnehmer sich ortsunabhängig in die Pressekonferenz einwählen.
  • Da sämtliche Kommunikation zur Pressekonferenz digital abläuft, muss kein Pressematerial gedruckt werden, dies kann stattdessen als Download zur Verfügung gestellt werden.
Einfache Umsetzung

Je nachdem, ob Sie die Pressekonferenz rein telefonisch oder mit visueller Online-Unterstützung durchführen möchten, benötigen Sie für eine virtuelle Pressekonferenz lediglich ein Telefon und/oder eine Internetverbindung und Webbrowser. Telefonische Pressekonferenzen eignen sich gut, um kurze Updates zu vermitteln, z. B. die Quartalszahlen einer Firmenbilanz. Bei komplexeren Anliegen, z. B. der Vorstellung neuer Personalien im Unternehmen, empfiehlt sich eine visuelle Unterstützung durch Online-Präsentationen oder (Live-)Videos. In beiden Fällen werden keine speziellen Programme benötigt, um der virtuellen Pressekonferenz am Telefon oder PC/Tablet/Smartphone zu folgen. Ihre Konferenzteilnehmer müssen also weder Downloads noch Installationen vornehmen, um an Ihrer Pressekonferenz teilnehmen zu können.

Ablauf einer virtuellen Pressekonferenz

Planung der Pressekonferenz

  • Datum, Uhrzeit, Teilnehmerzahl, Dauer und Sprache der Pressekonferenz werden festgelegt.
  • Zusätzlich zum reinen Vortrag am Telefon oder online gibt es die Optionen einer begleitenden Präsentation zur Konferenz, einer Aufzeichnung der Konferenz und einer Fragerunde am Ende der Pressekonferenz.

Einladung zur Pressekonferenz

Die Teilnehmer werden zur Pressekonferenz eingeladen. Dies geschieht am besten per E-Mail, da sich Ihre Konferenzteilnehmer somit den Termin gleich notieren bzw. in ihren Kalender übernehmen können. Auch ein Link zur Pressekonferenz-Registrierung kann direkt mitversendet werden, wenn die Konferenz auch online stattfindet oder die Modalität einer Teilnehmerregistrierung per PIN für die Pressekonferenz gewählt wurde.

Einwahl in die virtuelle Pressekonferenz

  • Der oder die Sprecher der Pressekonferenz (Konferenzleiter) wählen sich ein oder werden angerufen und bekommen vom Telefon-Operator die letzten Details zum Ablauf der Pressekonferenz erklärt.
  • Die bereits eingewählten Konferenzteilnehmer hören Musik, bis die Pressekonferenz beginnt.

Beginn der virtuellen Pressekonferenz

  • Nachdem der Moderator der Pressekonferenz eine kurze Anmoderation zum Ablauf der Pressekonferenz durchgeführt hat, gibt er das Wort an den Konferenzleiter weiter.
  • Die virtuelle Pressekonferenz beginnt und der Konferenzleiter legt die Inhalte der Konferenz dar. Gleichzeitig bleibt der Operator während der gesamten Konferenz im Hintergrund, gibt bei Bedarf Hilfestellungen und sorgt für einen reibungslosen technischen Ablauf der Pressekonferenz.

Fragerunde zur Konferenz

  • Nachdem der Konferenzleiter seine Ausführungen beendet hat, leitet der Operator der Pressekonferenz eine virtuelle Fragerunde ein. Durch das Drücken einer bestimmten Tastenkombination auf ihren Telefonen signalisieren die Konferenzteilnehmer, dass sie eine Frage stellen wollen. Diese Fragen werden vom Moderator notiert und dem Konferenzleiter auf einem eigens dafür geschalteten Kommunikationskanal zur Verfügung gestellt.
  • Der Konferenzleiter kann nun eine Reihenfolge der Fragesteller festlegen. Diese Fragen werden im Anschluss abgearbeitet, gesteuert vom Moderator der Pressekonferenz.
  • Nachdem alle Fragen vom Konferenzleiter beantwortet wurden bzw. wenn keine Fragen mehr beantwortet werden sollen, wird die virtuelle Pressekonferenz beendet.

Nachbearbeitung der virtuellen Pressekonferenz

Im Anschluss an die virtuelle Pressekonferenz bekommt der Konferenzleiter oder der Organisator der Pressekonferenz eine E-Mail mit der Teilnehmerliste sowie dem Zugang zur Audio- oder Online-Aufzeichnung, falls diese Services gewünscht waren.

Sparen Sie Zeit und Geld mit Ihrer virtuellen Pressekonferenz

Online-Pressekonferenzen sind längst nicht nur ausschließlich für multinationale Unternehmen geeignet, sondern können auch von kleinen und mittelständischen Unternehmen durchgeführt werden. Damit auch Ihre virtuelle Pressekonferenz zum Erfolg wird, vertrauen Sie auf die Expertise von meetyoo conferencing.

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